Dynamic Approval For Purchase Order

Assalamulaikum, kali ini saya akan membagikan serta menjelaskan modul konfigurasi dinamis untuk persetujuan dalam dokumen Purchase Order. InsyaAllah modulnya mudah dipahami baik secara teknikal dan fungsionalnya.


Untuk konfigurasi-nya terletak di Companies. Seperti gambar di bawah, kita dapat mengaktifkan fitur ini dengan cara mencentang “Custom Approval” di menu “Purchase Approval”.


Mari kita bedah satu-persatu bagian-bagian yang ada dalam konfigurasi Purchase Approval.

Yang pertama adalah Approval Type. Ini adalah dasar dari persetujuan Purchase Order yang akan kita gunakan. Terbagi menjadi dua, yaitu berdasarkan User (By User) dan berdasarkan Group (By Group).


Lalu yang kedua adalah bagian tabel dari Purchase Approval. Terdiri dari 3 kolom, yaitu No, User/Group, dan Minimal Amount. 


Bagian “No” akan terisi nomor otomatis ketika kita menambahkan baris baru. Ini juga menjadi urutan dalam persetujuan Purchase Order.


Pada bagian User/Group adalah pelaku yang dapat melakukan persetujuan. Ini bisa diisi lebih dari satu, yang artinya bisa banyak yang melakukan persetujuan. Bisa berdasarkan User atau Group, tergantung dari Approval Type-nya.


Lalu yang terakhir adalah Minimal Amount. Ini adalah jumlah minimal dari total pembelian Purchase Order yang harus disetujui. Yang perlu kita perhatikan untuk bagian ini, urutan yang paling kecil (No) minimal amountnya harus lebih kecil juga dari urutan setelahnya. Seperti contoh diatas, ada 3 tahapan persetujuan dengan minimal amount Rp. 20.000, Rp. 50.000, dan Rp. 100.000.


Setelah memahami konfigurasinya, mari kita sama-sama mencoba sistemnya.

Di dalam kasus ini, saya telah membuat studi kasus dimana seorang user dengan nama “Purchase User” akan membuat dokumen Purchase Order seperti di bawah ini:




Anggap saja kita telah mengaktifkan “Custom Approval” di Companies dengan konfigurasi seperti gambar pertama. 


Dalam kasus ini, seorang user membuat dokumen dengan total jumlah pembelian sebesar Rp. 2.300.000. Jika kita melihat kembali gambar yang pertama, urutan pertama adalah Administrator dan Marc Angelo dengan minimal amount Rp. 20.000. Karena total jumlah pembelian melebihi dari minimal amount urutan yang pertama, maka dokumen ini harus disetujui dahulu oleh Administrator atau Marc Angelo selaku urutan yang pertama. 


Purchase User tidak dapat melakukan persetujuan setelah meng-konfirmasi pembeliannya.




Administrator atau Marc Angelo dapat melakukan persetujuan dengan menekan tombol “Approve”.



Yang patut kita perhatikan juga adalah menu “Approval Information”. Menu ini menampilkan informasi tentang kapan dan siapa yang melakukan persetujuan terakhir pada dokumen tersebut.



Jika urutan pertama sudah melakukan persetujuan, lalu selanjutnya adalah persetujuan dari urutan kedua, yaitu Steven atau Ranggie.




Lalu pada urutan terakhir adalah Administrator. Jika urutan terakhir melakukan persetujuan, maka dokumen Purchase Order otomatis membuat dokumen Transfer Incoming Receipt.




Pelaku yang dapat memberikan persetujuan, juga dapat memberikan penolakan terhadap dokumen Purchase Order seperti di bawah ini:







   








Kalian bisa langsung download modul "Dynamic Purchase Approval" di sini.


Download